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Die Verwaltung für Ihre Archive, Akten und Ablagen

O&O Archiv unterstützt Sie bei der Verwaltung von Archiven in Papierform. Unsere netzwerkfähige Anwendung ist die ideale Lösung für Akten- und Dokument-Archive in jeder Organisation, die viel mit Akten arbeitet. Sie bietet umfangreiche Eingabe-, Recherche und Auswertungsfunktionen für Archivare und Administratoren.

Endlich können Sie an einer Stelle erfassen, wer welche Akte wann ausgeliehen hat. Der jeweilige Standort aller Akten Ihres Unternehmens ist für jeden autorisierten Mitarbeiter sofort über den Webbrowser einzusehen. Damit entfällt das zeit- und nervenraubende Suchen.

Die Archivverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die über die Navigationsschaltflächen am oberen Rand der Anwendung stets erreichbar sind.

Anlage

Die Anlage einer Akte in O&O Archiv gestaltet sich dank des ergonomisch und übersichtlich gestalteten Accessfrontends besonders einfach: In einer Maske werden alle Daten zu einer Akte erfasst. Wiederkehrende Eingaben können dabei über Dropdown- Menüs ausgewählt werden. Die dazu gehörigen Schlagworte wählt man per Mausklick aus. Die Feldinhalte werden dabei schon während der Eingabe auf Plausibilität geprüft, so dass grobe Fehleingaben verhindert werden.

Flexible Recherche

Die kombinierbaren Suchfunktionen zum Auffinden einer Akte mittels ID, Gesellschaften, Organisationseinheiten, Ortsangaben, Kriterien und Schlagworten, Entleiher sowie zeitbezogenen Angaben zu Ausleihen und Rückgaben bieten eine komfortable und schnelle Recherchefunktion im gesamten Datenbestand.

Ausleihe

Im Ausleihmodul wird das Ausleihmanagement der Aktenordner durchgeführt. Durch die eindeutige Aktenordner-ID kann sofort der Status abgefragt werden. Aktenordner werden hier als „entliehen“ oder „zurückgebracht“ in das Ausleihmanagement eingepflegt. Rechercheformular und Ergebnisdarstellung im Webbrowser

Mehr Komfort: Listen, Belege und Etiketten drucken

Die Aktenverwaltung bietet Archivaren die Möglichkeit, Ergebnisse der Recherche oder Einträge in der Kassationsliste auszudrucken. Dafür stehen die Formate Listendruck, Archivbelege und Etiketten zur Verfügung.

Kassation

Bei der Kassation wird automatisch eine tabellarische Aufstellung aller Aktenordner angezeigt, deren Verfallsdatum abgelaufen ist. Diese Ordner können dann aus den Aktenlagern entfernt und ordnungsgemäß vernichtet werden. Daraufhin kann man ihre Einträge aus dem System löschen. Drucker

Verteilter Zugriff über Access und Web

Der Zugriff auf die Daten kann sowohl über eine traditionelle Desktopapplikation mit Accessoberfläche als auch lesend über den Webbrowser erfolgen. Dabei werden verschiedene Rollen von Benutzern berücksichtigt. O&O Archiv ist mehrbenutzerfähig und erlaubt sogar den gleichzeitigen Einsatz an mehreren Standorten.

Die Referenzen: O&O Archiv verwaltet 40.000 Akten

O&O Archiv wird erfolgreich bei der GEWOBAG zur Verwaltung von rund 20.000 Akten eingesetzt. Das Unternehmen ist der marktführende Immobilienkonzern Berlins mit über 82.000 Mieteinheiten. Auf Wunsch nennen wir Ihnen gern einen Ansprechpartner beim Kunden.

Die Nordex Gruppe, die zu den weltweit führenden Anbietern von Windenergieanlagen gehört, setzt O&O Archiv ein, um 40.000 Akten an mehreren Standorten zu verwalten.

Unsere Leistung geht über das Produkt hinaus

Als Standardprodukt steht O&O Archiv als Einzel- oder Mehrplatzlizenz zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine individuelle Kalkulation hierzu wünschen. Gern erweitern wir O&O Archiv für Sie und setzen Ihre spezifischen Anforderungen um wie z.B. die vereinfachte Entleihe und Rückgabe mit einem Barcodescanner. Natürlich integrieren wir O&O Archiv direkt in Ihre Systemlandschaft. Auch eine Schulung Ihrer Mitarbeiter gehört zu unserem Leistungsumfang.

Systemvoraussetzungen

Die Anwendung läuft unter Microsoft Windows und setzt Microsoft Access 2000 oder höher sowie für den lesenden Zugriff als Webclient den Microsoft Internet Explorer 5 oder höher voraus. Als Datenbank kann entweder Microsoft Access (ab 2000) oder Microsoft SQL Server (ab 2000) eingesetzt werden. Auf dem Webserver sind Windows XP Professional, Windows 2000 oder Windows Server 2003 sowie das Microsoft .NET Framework 1.1 oder höher installiert.

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