Shop/CRM-Integration
Automatische Übernahme von Daten
aus Onlineformularen und E-Mails in ein CRM
Problem
Bei der O&O Software werden täglich eine große Anzahl neuer Kundendaten durch
zwei Vorgänge erzeugt. Auf der einen Seite entstehen Download-Informationen aus
Formularen, die Kunden für den Download einer Testversion ausfüllen. Diese werden
in einer Access-Datenbank gespeichert. Auf der anderen Seite generiert der Onlineshop
element5 E-Mails mit Kauf-Informationen. Die Gesamtheit dieser Daten soll für die
weitere Verarbeitung zur Kundengewinnung bzw. -bindung im CRM Goldmine gespeichert
werden. Ferner sollten Kundendaten aus bestimmten Ländern an die entsprechenden
Partner in den jeweiligen Ländern weiter geleitet werden.
Situation
Die Kundendaten wurden bislang per Hand aus E-Mails oder Tabellen in das CRM Goldmine
übernommen. Der geringe Vorteil einer händischen Übernahme war, dass unsinnige Daten
bereits vom Bearbeiter identifiziert werden können. Dem gegenüber stand jedoch der
immense Nachteil, dass diese Tätigkeit sehr zeitaufwendig war und ein hohes Fehlerpotential
besaß.
Lösung
Bei der implementierten Lösung von O&O Services werden die Daten nun automatisch
aus den E-Mails und der Access-Datenbank in Goldmine eingetragen. Der Mitarbeiter
kann nun täglich die neu hinzugekommenen Kontaktdaten auflisten. Unsinnige Daten
werden dann nachträglich gefiltert oder gelöscht. Durch Setzen entsprechender Flags
können automatisch E-Mails generiert und an die Landespartner versendet werden.
Durch die beschriebene Lösung entsteht ein großer Zeitgewinn, der nun in die Nachverfolgung
der Kundenkontakte investiert werden kann.
Ein zusätzliches Feature, das im Rahmen der automatischen Bearbeitung der E-Mails
möglich wurde, ist das automatisierte Versenden von personalisierten Begrüßungs-E-Mails,
die mit einem auf den entsprechenden Download bzw. Kauf angepassten Text versehen
werden.
Technische Umsetzung
Das CRM Goldmine bietet vier verschiedene Integrationsschnittellen an. Die hier
genutzte ist die so genannte GM5S32.DLL-Methode und bietet neben der reinen Manipulation
der Datenbank-Tabellen, auch „Business Logic“-Funktionen an. Die Download-Informationen
werden aus einer Access-Datenbank gewonnen, die Integration wurde mit VisualBasic
realisiert. Für die Kauf-Informationen aus dem Onlineshop element5 werden die Kundendaten
aus E-Mails gewonnen. Dabei wurde eine C#-Lösung gewählt, die Teil des firmeninternen
CRM-Systems ist, welches die Lizenzinformationen der Kunden verwaltet.
Mögliche Erweiterungen
Mit einem frei definierbaren Filter können unsinnige Daten bereits vor dem Eintragen
in die Datenbank ausgefiltert werden.
