Shop/CRM-Integration

Automatische Übernahme von Daten
aus Onlineformularen und E-Mails in ein CRM

Problem

O&O CRM LiveConnect Bei der O&O Software werden täglich eine große Anzahl neuer Kundendaten durch zwei Vorgänge erzeugt. Auf der einen Seite entstehen Download-Informationen aus Formularen, die Kunden für den Download einer Testversion ausfüllen. Diese werden in einer Access-Datenbank gespeichert. Auf der anderen Seite generiert der Onlineshop element5 E-Mails mit Kauf-Informationen. Die Gesamtheit dieser Daten soll für die weitere Verarbeitung zur Kundengewinnung bzw. -bindung im CRM Goldmine gespeichert werden. Ferner sollten Kundendaten aus bestimmten Ländern an die entsprechenden Partner in den jeweiligen Ländern weiter geleitet werden.

Situation

Die Kundendaten wurden bislang per Hand aus E-Mails oder Tabellen in das CRM Goldmine übernommen. Der geringe Vorteil einer händischen Übernahme war, dass unsinnige Daten bereits vom Bearbeiter identifiziert werden können. Dem gegenüber stand jedoch der immense Nachteil, dass diese Tätigkeit sehr zeitaufwendig war und ein hohes Fehlerpotential besaß.

Lösung

Bei der implementierten Lösung von O&O Services werden die Daten nun automatisch aus den E-Mails und der Access-Datenbank in Goldmine eingetragen. Der Mitarbeiter kann nun täglich die neu hinzugekommenen Kontaktdaten auflisten. Unsinnige Daten werden dann nachträglich gefiltert oder gelöscht. Durch Setzen entsprechender Flags können automatisch E-Mails generiert und an die Landespartner versendet werden. Durch die beschriebene Lösung entsteht ein großer Zeitgewinn, der nun in die Nachverfolgung der Kundenkontakte investiert werden kann.

Ein zusätzliches Feature, das im Rahmen der automatischen Bearbeitung der E-Mails möglich wurde, ist das automatisierte Versenden von personalisierten Begrüßungs-E-Mails, die mit einem auf den entsprechenden Download bzw. Kauf angepassten Text versehen werden.

Technische Umsetzung

Das CRM Goldmine bietet vier verschiedene Integrationsschnittellen an. Die hier genutzte ist die so genannte GM5S32.DLL-Methode und bietet neben der reinen Manipulation der Datenbank-Tabellen, auch „Business Logic“-Funktionen an. Die Download-Informationen werden aus einer Access-Datenbank gewonnen, die Integration wurde mit VisualBasic realisiert. Für die Kauf-Informationen aus dem Onlineshop element5 werden die Kundendaten aus E-Mails gewonnen. Dabei wurde eine C#-Lösung gewählt, die Teil des firmeninternen CRM-Systems ist, welches die Lizenzinformationen der Kunden verwaltet.

Mögliche Erweiterungen

Mit einem frei definierbaren Filter können unsinnige Daten bereits vor dem Eintragen in die Datenbank ausgefiltert werden.